Tak seperti tahun-tahun sebelumnya, Pengenalan Kehidupan Kampus Mahasiswa Baru (PKKMB) Universitas Sains Al-Qur’an (UNSIQ) 2023 yang digelar pada 5-8 Sepetember kali ini menawarkan suasana yang berbeda. Transisi dari acara indoor ke outdoor dan penggabungan beberapa gelombang menjadi satu ini mencuri perhatian tersendiri bagi kebanyakan orang.
Perubahan tersebut dilakukan berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan atas pelaksanaan PKKMB 2022 seperti meminimalisir perbedaan pengalaman antara gelombang pertama dan kedua, serta memberikan kesempatan yang sama kepada seluruh mahasiswa baru.
Evaluasi menunjukkan bahwa penyelenggaraan PKKMB secara indoor memiliki beberapa kekurangan. Salah satunya adalah masalah kapasitas ruangan yang tidak memadai untuk menampung 1.500 mahasiswa baru, serta masalah suhu ruangan yang panas. Masalah audio juga menjadi kendala ketika menggunakan sistem suara di dalam ruangan, terutama bagi mahasiswa yang duduk di bagian atas GOR (aula) mengalami kesulitan mendengar instruksi dengan jelas. Selain itu, ketika acara diadakan di dalam ruangan (indoor), mahasiswa baru sulit untuk melihat langsung semua kegiatan seperti presentasi UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) dan UKK (Unit Kegiatan Khusus).
Mengingat berbagai masalah tersebut, PKKMB 2023 diputuskan dilaksanakan secara outdoor dengan mempertimbangkan masalah di atas. Di sisi lain, pelaksanaan outdoor memiliki manfaat seperti penghematan biaya, peningkatan audibility, dan peningkatan konduktivitas.
Meskipun panitia PKKMB telah bekerja keras selama tiga bulan sebelum acara, masih ada beberapa kendala dalam persiapan yang perlu dievaluasi. Terutama dalam hal koordinasi dengan anggota panitia yang memiliki kapasitas berbeda-beda, dari anggota BEM, UKM, UKK hingga TO (Tim Organisasi). Hal ini dapat menghambat kelancaran persiapan dan pelaksanaan acara. Kurangnya kualitas koordinasi ini, yang juga menjadi catatan utama dari Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) sebagai PanWas (Panitia Pengawas). Namun secara keseluruhan, acara berjalan dengan baik sesuai dengan rundown.
Kendala lain yang dihadapi saat pelaksanaan PKKMB 2023 adalah sterilisasi area kampus 2 yang menjadi tempat parkir bagi bus-bus pariwisata. Meskipun telah dilakukan koordinasi dengan yayasan selama tiga minggu sebelumnya, area tersebut baru steril tepat pada hari H. Situasi ini menambah kesulitan dalam pengondisian peserta, serta pemasangan peralatan seperti LCD, panggung, tratak dan lain-lain.
Meski memahami besarnya tantangan dalam menyelenggarakan acara PKKMB ini, namun ada beberapa detail yang menunjukkan kurangnya persiapan dari panitia. Sebagai contoh, ucapan “Selamat Datang Mahasiswa Baru” yang seharusnya menjadi simbol sambutan hangat dari kampus, baru terlihat dipasang pada hari kedua PKKMB. Hal-hal semacam ini merupakan catatan penting yang perlu dipertimbangkan agar diperbaiki pada agenda selanjutnya.
Berdasarkan feedback dari beberapa UKM, terdapat kekecewaan mengenai stand yang berbeda dari tahun sebelumnya. Di mana sebelumnya mereka hanya perlu mendekor, kali ini mereka dihadapkan dengan tantangan untuk mempersiapkan segala kebutuhan dasar stand, termasuk pemisahan antar UKM. Hal ini disebabkan oleh anggaran yang lebih terbatas dibandingkan tahun sebelumnya.
Kegagalan akun Instagram PKKMB untuk tahun 2023 yang diretas oleh pihak lain, juga menjadi perbincangan banyak orang. Hal ini menimbulkan pertanyaan tentang keamanan dan manajemen akun media sosial yang perlu diperhatikan lebih lanjut. Panitia pun mengupayakan agar akun tersebut dapat kembalit. Namun, setelah ditelusuri ternyata pembuatan akun PKKMB sudah dilakukan sejak tahun 2019 yang menyebabkan kebingungan di antara panitia. Fakta bahwa panitia tidak memiliki informasi lengkap mengenai email yang terkait dengan akun tersebut membuat proses pemulihan menjadi lebih rumit. Sebagai alternatif, akun Instagram BEM Universitas Sains Al-Quran (UNSIQ) digunakan sebagai pengganti atau membuat akun yang baru dan memulai dari awal.
Dalam PKKMB ini juga diawasi oleh DPM, yang tidak hanya berfungsi sebagai pengawas sesuai dengan Peraturan Rektor, tetapi juga memiliki peran penting dalam memberikan pertimbangan untuk pelaksanaan acara. Sebagai DPM, Azif Nur Falaq menyampaikan harapannya yang terbentang luas: mulai dari terwujudnya kesiapan nyata dari kampus dalam bentuk peningkatan fasilitas, kualitas akademik, sarana prasarana, hingga komitmen yang lebih kuat untuk penyelenggaraan kampus yang unggul, sesuai dengan arahan Rektor. Selain itu, dia juga berharap Ormawa dapat meningkatkan partisipasi, solidaritas, dan pencapaian prestasi mereka. Khusus untuk Panitia PKKMB, harapannya adalah agar mereka dapat menyelesaikan tugas dengan baik dan tuntas sesuai dengan amanat yang telah diberikan.
Menurut Pratama Putra selaku ketua panitia PKKMB 2023, secara keseluruhan acara berjalan dengan lancar dengan beberapa hambatan yang dapat diatasi dengan baik oleh panitia. Melalui inovasi dan adaptasi, PKKMB 2023 mampu memberikan pengalaman positif bagi mahasiswa baru dan panitia penyelenggara. Setiap acara pasti memiliki kekurangan, namun yang terpenting adalah bagaimana setiap pihak dapat belajar dari setiap situasi dan terus berinovasi untuk masa yang akan datang.
Semua kendala ini harus dianggap sebagai peluang untuk belajar dan memperbaiki diri. PKKMB adalah momen yang penting dalam mengenalkan mahasiswa baru pada lingkungan kampus dan mengajarkan nilai-nilai kebangsaan serta kehidupan akademik yang berkualitas. Dengan upaya dan kerja sama yang lebih baik, PKKMB di masa mendatang dapat menjadi lebih sukses dan bermanfaat bagi semua pesertanya.
Penulis: Repelita